Os detalhes de uma comunicação eficaz devem ser observados desde o início. Assim como a capa de um livro ou uma manchete de reportagem, a forma como você abre o texto de um e-mail pode atrair a atenção do seu cliente ou fornecedor, ou gerar uma percepção negativa que minimize o impacto do conteúdo que vem a seguir. Como a primeira impressão é a que fica, vamos listar abaixo algumas dicas práticas de introdução de e-mails em inglês.
Saudação personalizada
Aqui não existe segredo, comece saudando a pessoa pelo nome (preferencialmente, usando o nome e não o sobrenome, a não ser que você saiba que a pessoa prefira ser chamada pelo título e sobrenome). A palavra que você usará na saudação dependerá do tom que você quer usar na comunicação.
Exemplos:
– Dear Mary (formal, adequado para um tom mais sério)
– Hello Mary (um pouco menos formal, pode ser usado em praticamente todas as situações)
– Hi Mary (tom mais amigável)
– Dear Dr. Smith (para profissionais que precisam ser reconhecidos com o título + sobrenome)
– Hi there (sugestão para quando você não sabe o nome da pessoa e pode ter um tom mais informal)
Importante: SEMPRE lembre de checar a grafia do nome do recipiente, uma tarefa que não leva mais que 30 segundos e pode evitar uma má impressão permanente.
Quebra-gelo
Existem várias frases em inglês que você pode usar antes de chegar no assunto que você realmente quer tratar no e-mail. A expressão selecionada dependerá do objetivo, relacionamento existente com quem receberá o e-mail e a formalidade desejada. Seguem alguns exemplos:
– I hope you are doing well (forma educada de abrir qualquer conversa)
– How are you? (outra forma simples e educada de abordagem)
– Thanks for the quick response (se o cliente ou fornecedor enviou informações solicitadas)
– To follow up on our last call (no caso de follow-up de uma ligação anterior)
– I’m reaching out about [motivo] (se você não deseja rodeios e quer chegar diretamente no ponto)
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Foco no cliente
Principalmente nos e-mails de prospecção de vendas ou recomendação de algum conteúdo, em que a pessoa não conhece você, é essencial introduzir a comunicação usando frases com foco na pessoa, não em você.
Exemplos:
– I just read your post on LinkedIn about [assunto] (forma de mostrar para a pessoa que você acompanha o conteúdo postado por ela nas redes sociais)
– I visited your company website and was impressed by your product/service portfolio (outra forma de mostrar que você estudou sobre a empresa antes de contatar a pessoa)
– I noticed you are responsible for the Marketing area at [nome da empresa] (se você está contatando alguém após pesquisa no LinkedIn)
– It was great meeting you at [nome do evento] (quando você conseguiu o contato ao trocar cartões em um evento)
Depois das introduções, chegou a hora de entrar no assunto que você quer tratar com seu cliente e fornecedor. Em nossa série de Customer Success tratamos de várias situações diferentes:
– Como dizer não em inglês
– Como pedir desculpas em inglês
– Como agradecer em inglês
– Como solicitar feedback em inglês
– Follow-up eficiente de clientes em inglês
– Como encerrar e-mails em inglês
Se você deseja mais conteúdo para ajudar sua empresa no atendimento de clientes internacionais, acesse nosso blog ou entre em contato para conhecer nossos serviços especializados.
