Um projeto internacional, seja para o lançamento de um produto ou serviço, seja para a implantação de software, requer o envolvimento de pessoas de diferentes perfis, o uso de diferentes idiomas e ferramentas, e a necessidade de um planejamento detalhado e uma comunicação clara e eficaz.
Para que este planejamento e comunicação ocorram de forma positiva para o sucesso do projeto, seguem abaixo 4 dicas importantes:
Use ferramentas que centralizem as tarefas e informações
A ferramenta dependerá do tamanho do projeto e de seu orçamento. Se o projeto for pequeno, com poucas pessoas envolvidas, você pode usar ferramentas como o “Trello” ou “Asana”, que permitem o controle das tarefas e possuem planos gratuitos.
Caso você precise de controle de tempo gasto nas tarefas e atividades recorrentes, use uma ferramenta como o “Redbooth”, que lhe ajudará com estes controles. E claro, se for um projeto de grandes proporções e o budget da empresa permitir, use o Microsoft Project.
Garanta que as tarefas que dependam de responsáveis de diferentes nacionalidades sejam registradas em Inglês (como idioma global) e no idioma das pessoas que executarão a atividades, caso elas não tenham conhecimento de Inglês.
Crie um Glossário de apoio
Em um projeto com pessoas de diferentes nacionalidades, o uso de diferentes idiomas é inevitável. Mesmo que todas as pessoas da equipe falem Inglês, por exemplo, haverá usuários-chave do dia-a-dia da operação que só falam Português, por isto é importante que você crie um glossário de todos os termos envolvidos na operação, para evitar dúvidas e minimizar erros devido a problemas na comunicação. Trabalhe em conjunto com uma agência de tradução para lhe apoiar neste processo e garantir o uso da terminologia correta.
Compartilhe arquivos com ferramentas na nuvem
Atualmente, o custo de plataformas de arquivamento e compartilhamento de documentos na nuvem é muito baixo. Com um plano empresarial do Google Docs, por exemplo, por um custo baixo por usuário você pode não somente compartilhar arquivos do projeto na nuvem, mas também editá-los em conjunto de lugares diferentes ao mesmo tempo!
Particularmente, gosto muito do Dropbox. Com um plano anual a partir de US$ 99 (existem planos gratuitos com limitação de espaço) você pode compartilhar com sua equipe todos os documentos do projeto e garantir que todos tenham acesso as versões mais atualizadas, evitando decisões erradas feitas com informações antigas.
Tenha um processo de comunicação regular
Quem já trabalhou em algum projeto, sabe o quanto é primordial manter todos cientes do que está acontecendo e cobrar o cumprimento de prazos. Isto só é possível com um processo de comunicação regular, com reuniões, apresentações e relatórios compartilhados com toda a equipe.
Caso você tenha um processo de comunicação em dois idiomas, lembre-se de enviar a empresa de tradução responsável por traduzir os comunicados e apresentações o material e solicitar a entrega antes de enviar o comunicado no idioma original, para garantir que todos estejam na mesma página e tenham acesso as mesmas informações.
Na Spark, temos planos mensais com garantia de prazos urgentes, que simplificam os processos de aprovação, para atender as necessidades de empresas que não podem esperar dias pelo retorno das traduções.
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